به گزارش نسیم اقتصاد، 5S نظامی است که در ژاپن بصورت نهادینه مورد استفاده قرار گرفته و نتایج بسیار خوبی را برای واحدهای صنعتی و خدماتی به ارمغان آورده است. نتایجی که به طور معمول با استفاده از این روش حاصل می¬شود با وجود آن که ساده و قابل فهم بوده و انجام آن به رعایت اصول ساده¬ای نیاز دارد ولی عموم سازمانها و واحدها برای پیاده سازی آن در عمل با مشکلات فراوانی روبرو هستند. دلیل این امر را باید در ظاهر ساده آن جستجو کرد. از نتایج این مدل   می توان به پیشگیری از حوادث، کاهش وقفه های کاری، کنترل عملیات تولید، افزایش بهره وری و ... در محیط کار اشاره کرد.
 
مدل 5S شامل پنج اصل کلیدی است.
 
1) سازماندهی ( Seiri )
 
2) نظم و ترتیب ( Seito )
 
3) پاکیزه سازی ( Seiso )
 
4) استانداردسازی ( Seiketus )
 
5) انضباط ( Shitsuke )
 
این مدل به ما کمک می‌کند تا محیط کار را به گونه‌ای سازماندهی کنیم که کارایی و بهره‌وری افزایش یابد. اهمیت 5S در این است که با پیاده‌سازی آن، می‌توانیم حوادث را پیشگیری کنیم، وقفه‌های کاری را کاهش دهیم و در نهایت به بهبود کیفیت تولید و بهره¬وری سیستمی کمک کنیم.
 
چگونه این مدل در شرکت پالایش نفت تهران پیاده‌سازی شده است؟
 
می توان عنوان داشت که پالایشگاه نفت تهران پرچم دار نظام آراستگی 5S در صنعت پالایش نفت کشور است. در شرکت پالایش نفت تهران سیستم آراستگی محیط کار 5S ، با تلاش تمامی مدیران، رؤسا و همکاران به فرهنگ تبدیل شده است به گونه ای که با توجه به قدمت تقریبا 50 ساله، شرکت چهره ای جوان و با نشاط به خود گرفته است و سالانه با برگزاری ممیزی، رقابتی در جهت رشد و ارتقای مؤلفه¬های آن بین ادارات ایجاد می¬شود. این مدل در پی آن است که با تعیین پارامترهای هر یک از بخش¬های پنجگانه نظام 5S ، واحدها و ادارات را در راستای نیل به اهداف سازمان راهنمایی نماید.
 
آیا می‌توانید به برخی از الزامات مدل 5S اشاره کنید و چگونگی اجرای آن‌ها را توضیح دهید؟
 
یکی از الزامات مهم سازماندهی (Seiri) است که شامل تشخیص ضروری‌ها از غیرضروری‌ها و حذف اشیاء غیرضروری از محیط کار می‌شود. برای مثال، ما اشیایی که به آن‌ها نیاز نداریم را دور می‌ریزیم و تجهیزات خراب را تعمیر می‌کنیم. در بخش نظم و ترتیب (Seito) نیز اشیاء را در مکان‌های مناسب قرار می‌دهیم تا دسترسی به آن‌ها آسان‌تر باشد. در دیدگاه 5S پاکیزه سازی( Seiso ) عبارت از دور ریختن مواد زاید و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگی ها و مواد خارجی است. به عبارت دیگر پاکیزه¬سازی نوعی بازرسی، بازبینی و بازسازی محیط کار برای حذف آلودگی های مورد تاکید در نظام 5S است.
 
به نظر شما بزرگترین چالش‌ها در پیاده‌سازی 5S در سازمان¬ها چیست؟
 
یکی از بزرگترین چالش‌ سازمان ها، عدم آگاهی کافی مدیران و پرسنل اجرایی از اهداف و مأموریت‌های 5S است. این موضوع باعث می‌شود که در عمل نتوانند به درستی از این مدل استفاده کنند. بنابراین، آموزش و ترویج فرهنگ 5S در سازمان بسیار مهم است که خوشبختانه در شرکت پالایش نفت تهران به لطف فهم و درک مدیران ارشد نسبت به مقوله 5S و همکاری و همراهی کارکنان این موضوع حل شده است.
 
روش اجرایی ممیزی نظام آراستگی 5S در شرکت پالایش نفت تهران چگونه است؟
 
ممیزی نظام آراستگی 5S از حدود 20 سال قبل در پالایشگاه تهران شروع شده است و در 7 سال گذشته سالانه در دو نوبت ( اواخر شهریور ماه و اسفند ماه ) بر اساس دستورالعمل شماره TR-IMSW-1948 اجرا می-شود. لازم به ذکر است این ممیزی در سه گروه جداگانه و بر اساس چک لیست¬های مربوطه انجام می¬گردد. گروه¬های سه¬گانه شامل واحدهای عملیاتی ، کارگاه ها ( که بر اساس ماهیت کارگاه در دو سطح هستند) و ادارات ستادی می¬باشد.      ممیزان 5S نیز از همکاران آموزش دیده در این زمینه و همچنین شاغل در گروه مربوطه بوده و پس از انجام ممیزی،  امتیازات داده شده توسط ممیزان محترم بررسی می شود و در نهایت واحدها و ادارات برتر به تفکیک گروه های سه گانه در پایان نوبت دوم ممیزی به اطلاع مدیران، رؤسا و همکاران محترم می رسد.
 
ذکر این نکته ضروری است که جهت تشویق و ترغیب در راستای جاری سازی فرهنگ 5S ، به واحدها و ادارات برتر و همکارانی که در این زمینه تلاش مضاعف دارند جوایز غیر نقدی تقدیم می شود.
 
در پایان از مدیریت ارشد سازمان و تمامی مدیران و رؤسای محترم که از اجرای ممیزی نظام آراستگی 5S در شرکت پالایش نفت تهران حمایت می¬کنند، سپاسگزاری می¬کنم.